Ready, set, go

Ik schrijf maandelijks een artikel vanuit mijn eigen praktijk als Vitaloog over het implementeren van meer vitaliteit op de werkvloer. Deze serie is bedoeld ter inspiratie en om best practises te delen (lees hier het intro).

Dit is deel 1: hoe begin je eigenlijk als je aan de slag gaat?

Bij mijn start als interim-vitaliteitsspecialist voor het Detentiecentrum Rotterdam (onderdeel van DJI), was mijn agenda leeg maar de organisatie was zeker niet blanco op het gebied van vitaliteit. Zo was er o.a. al een analyse gemaakt van de behoeftes, afdelingshoofden waren betrokken door het geven van presentaties en medewerkers waren met elkaar in gesprek gegaan over het onderwerp tijdens dialoogsessies. Last but not least was er een succesvolle vitaliteitsweek georganiseerd in februari 2020. Mijn voorganger had dit alles goed gedocumenteerd en er lag een plan van aanpak voor verdere uitrol van activiteiten.

Misschien herken je deze situatie in jouw organisatie: er is al wel het een en ander gedaan op het gebied van vitaliteit maar je wilt het structureler inbedden. Of je merkt dat het lastig is om het enthousiasme hoog te houden. Misschien sta je echt nog aan de start van meer vitaliteit op de werkvloer. Hoe dan ook, ik vertel je graag hoe ik afgelopen maand heb geprobeerd om niet in een (voor mij) welbekende valkuil te stappen bij implementeren van vitaliteit.

Met B.O.B. naar de top! 

Mijn grote valkuil? In al mijn enthousiasme meteen aan de slag gaan met leuke activiteiten zoals het geven van workshops en gadgets invoeren. Echter, zou ik exact weten waar behoefte aan is? Zou ik in mijn communicatie direct de juiste snaar raken? Zouden mensen zich out-of-the-blue aanmelden voor een workshop zonder dat ze mij kennen of weten wat de context is? Zouden zij zich dan erkend voelen in hun behoeftes?

Ik vrees dat ik met een dergelijke aanpak in de categorie ‘leuk maar weinig effectief’ zou belanden. Daarom ben ik op mijn handen gaan zitten en dat doe ik voorlopig nog wel even. Waarom? Omdat een juiste beeldvorming essentieel is voor het zetten van de juiste stappen. Dat is ook waar B.O.B. voor staat: Beeld – Oordeel – Besluit. Om dit te verduidelijken is de volgende afbeelding uit het boek ‘Vitalogie!’ van Klaas Koster behulpzaam:

Deze afbeelding laat zien dat je uiteindelijk sneller gaat als je in de beginfase veel tijd en aandacht besteedt aan de beeldvorming. Als je beeld klopt en je input meeneemt vanuit meerdere invalshoeken, kan je namelijk een beter oordeel vellen over de stand van zaken en datgene wat nodig is. Je neemt dan de juiste besluiten en onderneemt dus gerichtere acties waardoor je effectiever bent.

“Vertragen om te versnellen”

Mooi plaatje. Maar de praktijk is altijd weerbarstiger dan de theorie. Hoe heb ik dit de afgelopen maand praktisch gedaan? 3 highlights:

• Praten, praten, praten. Met zoveel mogelijk mensen vanuit allerlei afdelingen. Ik heb meegelopen op verschillende afdelingen (sowieso heel boeiend binnen een detentiecentrum!) en een uitgebreide rondleiding gehad. Natuurlijk is dit essentieel voor mijn beeldvorming. Maar vergis je niet dat het ook de andere kant op werkt: oprechte aandacht is zo belangrijk en krachtig! Mensen laten vertellen over hun werk. De mooie verhalen horen maar ook de moeilijke. Wat goed gaat, waar ze last van hebben. Gewoon alleen al mijn hoofd laten zien en interesse tonen, dat is waarmee de voedingsbodem voor alle vervolgacties worden gelegd.

• Communiceer de boodschap ≥ 10.000 keer. Oké, ik zit nog nét niet op de 10.000 keer 😉 maar ik ben wel meteen gestart met communiceren over vitaliteit. Via onze nieuwsbrief en de DCR App maar ook hier op LinkedIn. Mijn boodschap is helder, consistent en enthousiasmerend. Eigenlijk met als enige doel om bewustzijn te creëren en collega’s mee te nemen in alle plannen zodat zij zich betrokken voelen. De bijvangst is dat enthousiastelingen zich spontaan bij mij aanmelden om mee te denken en mee te doen.

• Samenwerking en ambassadeurs. Al zou ik het willen, ik kan in mijn eentje onmogelijk 460 collega’s in beweging zetten. Het is veel leuker om gebruik te maken van alle goede ideeën die anderen hebben. In gesprekken met de directie, HR, afdelingshoofden van DCR is het natuurlijk van belang om te checken waar we heen willen en samen te bedenken hoe we dat gaan doen. Daarnaast heb ik een aantal gesprekken gevoerd met anderen binnen DJI. Op meer plekken is men bezig met onderwerpen als vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Het scheelt veel tijd als je met elkaar de best practices deelt. Komende tijd ga ik nog een stap verder door een ambassadeursgroep te initiëren waarin alle medewerkers van DCR aan mee kunnen doen als ze enthousiast zijn over het thema vitaliteit en daarin een actieve bijdrage willen leveren.

Het is onmogelijk om alles te beschrijven wat ik heb gedaan of aan het doen ben. Maar dat is ook niet nodig; elke situatie c.q. organisatie is maatwerk. Haal er de inspiratie uit die voor jou van toepassing is!

Begin augustus zal ik een volgende blog schrijven met daarin de vervolgstappen waarmee ik op dat mee bezig ben. Als het goed is (nogmaals, de praktijk is weerbarstig ;-)) zijn we dan bezig met workshops als eerste aanzet naar meer vitaliteit en heb ik ‘laaghangend fruit’ geplukt.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het me vooral weten!