Flow, focus & flexibiliteit

Ik schrijf maandelijks een artikel vanuit mijn eigen praktijk als Vitaloog over het implementeren van meer vitaliteit op de werkvloer. Deze serie is bedoeld ter inspiratie en om best practices te delen (lees ook het intro en deel 1).

Dit is deel 2: Flow, focus en flexibiliteit

In het eerste deel van deze serie kon je lezen hoe ik het B.O.B. proces toepas. Dit staat voor Beeld – Oordeel – Besluit en betekent dat je eerst goed je ogen en oren de kost geeft voordat je over gaat tot actie. Nu ik een maand verder ben bij het Detentiecentrum Rotterdam, kan ik wel zeggen dat ik beetje bij beetje een beeld begin te vormen van de organisatie en haar medewerkers maar de fase van beeldvorming is natuurlijk nooit klaar. Situaties veranderen en al doende leren we. Om flexibel te blijven in mijn aanpak en open te blijven staan voor nieuwe perspectieven heb ik geen dichtgetimmerd plan van aanpak voor het komend jaar gemaakt, maar een plan voor 3 maanden (Q3 2020). Met de ervaring en kennis vanuit deze periode, maak ik vervolgens weer een plan voor het volgende kwartaal.

Dat dit handig is, blijkt wel uit het volgende praktijkvoorbeeld. Mijn oorspronkelijke gedachte was om tijdens de teamoverleggen aan te sluiten voor korte, interactieve workshops over vitaliteit met als doel om bewustzijn te creëren en behoeftes van medewerkers op te halen. Al vrij snel bleek dit onhaalbaar: teams zijn vrijwel nooit compleet door de wisselende diensten en in deze zomerperiode is het al helemaal ondoenlijk om iedereen bij elkaar te krijgen. Ik wilde eigenlijk niet wachten tot na de vakantieperiode en bedacht toen dat we deze sessies ook in kleinere, gemixte groepen kunnen organiseren. Tot een afdelingshoofd mij erop wees dat ik de sessie dan zo’n 45 keer zou moeten herhalen. Ik was even vergeten dat we het hier hebben over ruim 400 medewerkers. Hoewel ik niks liever doe dan anderen enthousiasmeren over vitaliteit, is zelfs mij dit iets te gortig 😉

“Ik was even vergeten dat we het hier hebben over ruim 400 medewerkers”

Gelukkig was de oplossing nabij, want in het najaar vinden de teamdagen plaats en zo kan ik alsnog in teamverband de interactieve workshops plannen. Dit is dan wel wat later dan ik in gedachten had, maar soms is het een kwestie van flexibel zijn en vooral de vraag blijven stellen: wat kan wél?

Learned lessons

De 3 F’en die ik je wil meegeven aan de hand van maand 2:

• Flexibiliteit

Aansluitend bij hetgeen ik hiervoor heb geschreven; denk in kansen en kijk wat de mogelijkheden zijn. We zijn van nature geneigd om te zien wat níet kan: groepsbijeenkomsten zijn lastig door corona, voor een teamsessie is geen tijd bij onderbezetting, door het thuiswerken mis je interactie, etc. Draai het om en maak er een kans van. Zo heb ik online workshops gegeven voor de thuiswerkers, specifiek gericht op hun focus en energie op de thuiswerkdagen. De onderlinge interactie was een mooie bijvangst!

“Stel jezelf de vraag: wat kan wél?”

• Flow

Go with the flow. Kijk naar wat er al is en sluit daarop aan, zoals ik beschreef bij de teamdagen. Misschien gaat het dan niet zo snel als je gehoopt had. Of moet je juist even bijschakelen om iets voor elkaar te krijgen. Het voordeel is van deze aanpak is dat vitaliteit een integraal onderdeel is en blijft. Vaak krijg ik de vraag: ‘is deze workshop verplicht of vrijwillig?’. Wat mij betreft hebben we het niet over verplicht of vrijwillig, maar gaat het er juist om dat vitaliteit een vanzelfsprekend onderdeel is van alle processen in een organisatie.

Andersom bekeken: er gebeurt vaak heel wat, maar dat wordt dan nog niet gezien als iets wat valt onder vitaliteit. Zo zijn het Periodiek Medisch Onderzoek (PMO), de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) onderdeel van het meetinstrumentarium van HR. Het optimaliseren van de werkplek door bijvoorbeeld goede verlichting en planten zorgen voor meer welzijn. Net zoals een talentprogramma zorgt voor de juiste medewerker op de juiste plek. Mensen die werk doen dat past bij hun talenten en drijfveren, zijn vitaler dan mensen die deze aansluiting missen. Schaar talentprogramma’s dus gerust ook onder vitaliteit. Bekijk je organisatie daarom vanuit een breed perspectief (de Vitaliteitsschijf van Vijf is een mooi hulpmiddel, check de afbeelding onderaan deze pagina of hier een korte uitleg) en sta vooral eens stil bij alles wat er al is!

• Focus

Natuurlijk is het ook weer niet handig om met alle winden mee te waaien. Ik merk dan ook dat het belangrijk is om focus te behouden. Waar doen we het nou eigenlijk voor? Ik vergelijk het met het beklimmen van een berg: je ziet wel de top en je weet dat je daarheen wil. Maar hoe de weg daarheen precies verloopt, dat kan je nog niet zien als je onderaan de berg staat. Waarschijnlijk loopt het anders dan je zou verwachten (wees flexibel) maar ga je sneller door dat pad te volgen dan dat je zelf de kortste weg naar boven probeert te vinden ( go with the flow). Terwijl je bezig bent, ontvouwt het pad zich vanzelf, zolang je maar niet vergeet waar je heen wil!

Ik hoop dat je het leuk en waardevol vindt om mee te lezen hoe ik mijn werk als Vitaloog® uitvoer. Steek een duimpje op als je meeleest! Begin september zal ik een volgende blog schrijven met daarin de vervolgstappen waarmee ik op dat moment bezig ben. Natuurlijk hoor ik het graag als je nog specifieke vragen hebt of aanvullingen waar anderen (en ik!) ook wat aan hebben.